Zahlungsziel heißt Zahlungsziel!

Gerade in Kreativbetrieben kann aus einer verspäteten Überweisung rasch ein handfestes Problem werden. Wenn Kundinnen und Kunden Zahlungsziele ausreizen oder Rechnungen im schlimmsten Fall ganz offenbleiben, gerät die Liquidität ins Wanken. Besonders brisant wird es, wenn externe Dienstleisterinnen und Dienstleister, Produktionspartnerinnen und -partner oder Freelancerinnen und Freelancer bereits bezahlt werden müssen und das eigene Honorar noch aussteht. Das beschäftigt einen auch dann, wenn der Arbeitstag längst vorbei ist. Drei konsequente Schritte verhindern, dass Geduld zur Belastung wird.

Laut dem Austrian Business Check 2025 des Kreditschutzverbands von 1870 (KSV1870) zeigt sich die Zahlungsmoral österreichischer Unternehmen zwar insgesamt vergleichsweise stabil, aber mit klaren Tendenzen zur Verschlechterung: Etwa 17 Prozent aller offenen B2B-Rechnungen werden verspätet bezahlt, also fast jede sechste Forderung. Im Vergleich zum Vorjahr haben sich Zahlungsfristen geringfügig verlängert und die Zahl der Forderungen, die gar nicht beglichen werden und abgeschrieben werden müssen, nimmt zu. Statistik hin oder her, verspätete Zahlungen bleiben Realität.  

Was tun?
Im ersten Schritt ist Ursachenforschung zu betreiben. Der enge Kontakt zur Kundin oder zum Kunden hilft dabei enorm weiter. Oft ist es sinnvoll, nachzufragen, ob die Rechnung überhaupt angekommen ist.  E-Mails landen schnell einmal im Spam und die Misere nimmt ihren Lauf. Es gibt aber noch andere Gründe, warum die Bezahlung zurückgehalten wird. Handelt es sich vielleicht um eine Beanstandung, weil eine Leistung nicht wie vereinbart ausgeführt wurde, oder kamen Zusatzleistungen hinzu, die nicht extra besprochen wurden? Wurde der vereinbarte Termin nicht eingehalten oder gibt es mögliche andere Reklamationsgründe? 

Falls die Kundin oder der Kunde in finanziellen Schwierigkeiten steckt, sollten schon im Vorfeld die Alarmglocken zu läuten beginnen, wenn plötzlich Unregelmäßigkeiten auftreten. Dazu zählen etwa die nochmalige Einforderung einer Rechnung oder die Tatsache, dass die Kundin oder der Kunde nie erreichbar ist und nicht auf E-Mails oder Anrufe reagiert. Selbst wenn die Nerven wie Drahtseile gespannt sind, gibt es verschiedene Varianten, doch noch zu seinem Geld zu kommen. Drei konsequente Schritte sorgen dafür, dass aus Verzögerung kein Risiko wird.

1) Reklamationen oder Einwände rasch bearbeiten
Jetzt sind Diplomatie und Taktgefühl gefragt, um herauszufinden, ob tatsächlich eine Beanstandung vorliegt. Falls die Kundin oder der Kunde recht hat, vermeiden Sie Schuldzuweisungen und suchen Sie eine Lösung, die für beide Seiten passt. Überprüfen Sie den Auftrag, etwaige Protokolle oder Feedbacks der Auftraggeberin oder des Auftraggebers. Beseitigen Sie mögliche Mängel und entschuldigen Sie sich. Wenn Sie recht haben, legen Sie höflich die Situation dar und weisen die Kundin oder den Kunden darauf hin, dass Sie geliefert haben, was beauftragt wurde. Jedenfalls reagieren Sie rasch, um die Situation zu klären.

2) Die Rechnung sofort nach Leistung legen
Selbst wenn die Zeit knapp ist: Machen Sie sich an die Buchhaltung und schreiben die Rechnung. Möglicherweise hat sich der Auftrag im Laufe des Projekts verändert, dennoch sollten Sie die Eckdaten bei der Hand haben. Firmen, vor allem große Unternehmen oder Institutionen, haben oft längere Bearbeitungszeiten, was die Bezahlung wieder hinauszögern würde.  

3) Konsequent und rasch mahnen
Für viele Kreative ist die Administration inklusive der Buchhaltung ein Stiefkind. Es tauchen 1000 gute Gründe auf, warum alles andere wichtiger ist als das Rechnungswesen. Es hilft nichts – Geld muss rein, sonst ist die Liquidität für alle Beteiligten in Gefahr. Sinnvoll ist es, gerade für die ungeliebten Tätigkeiten fixe Zeiträume im Kalender zu blocken. Laufend abgearbeitet, verliert so mancher Stoß an Schrecken. Eine weitere Option ist es, eine externe Dienstleisterin oder einen Dienstleister für diese administrativen Arbeiten zu engagieren. Es gibt mittlerweile einige Firmen, die sich darauf spezialisiert haben, kontinuierlich Ordnung in die gesamte Büroorganisation zu bringen. Diese Dienste sind für EPU finanzierbar.

Sinnvoll ist es, gerade für die ungeliebten  Tätigkeiten fixe  Zeiträume im Kalender  zu blocken.

Ebenso unangenehm ist das Mahnen. Es hilft nichts, die klare Regel lautet: regelmäßig und konsequent einfordern. Auch wenn der Groll schon groß ist, bitte Fingerspitzengefühl beweisen, die Geschäftsbeziehung mit der Kundin oder dem Kunden soll aufrechterhalten bleiben. In vielen Fällen geht schließlich alles gut aus. Wenn auch nach konsequentem Mahnen keine Zahlung erfolgt, warten Sie nicht – nutzen Sie den erweiterten Rechtsservice der Fachgruppe und holen Sie sich rechtliche Unterstützung.